.:COMUNICAZIONE:.
La comunicazione non è meno importante rispetto alle altre fasi organizzative.
Il LOEX consiglia di investire risorse economiche ed umane in questa funzione.
La comunicazione si sviluppa in tre grandi fasi:
 PRE EVENTO:
- creazione di locandine, volantini e brochure
- creazione di pagine internet con tutte le informazioni utili alle società partecipanti + bando di regata ed informazioni tecniche (percorso di gara, orari e programma gare) + indicazioni stradali e mappa per raggiungere facilmente il luogo dell’evento + elenco di zone ed eventi di interesse culturale e turistico + elenco di alberghi e ristoranti convenzionati + mappa dettagliata di tutte le zone interessate all’evento stesso (parcheggi,parco imbarcazioni etc.) Vedi allegato 3
- informazioni meteo
- preparare pass per parcheggi riservati stampa,giudici e vip.
IMPORTANTE: Il LOEX ricorda di tenere le pagine web costantemente aggiornate.
A partire da tre mesi dall’evento, inviare comunicati stampa con cadenza regolare a tutti gli organi di comunicazione (giornali,radio,tv e siti internet),istituzioni e sponsor.
Curare la scelta della data e del luogo della Conferenza Stampa, circa 5/10 giorni prima dell’evento stesso.
Il LOEX ricorda che è FONDAMENTALE tenere sempre aggiornato l’elenco di personalità da invitare alla conferenza stampa (giornalisti,politici,organi sportivi,sponsor etc).
Preparare per tempo e poi distribuire una cartella stampa contenente tutte le informazioni dell’evento. E’ consigliabile la presenza di un fotografo che colga i momenti salienti della conferenza stampa.
Importante è la presenza di una persona che coordini gli interventi delle personalità presenti al tavolo del comitato organizzatore.
Non meno importante e’ l’allestimento di un buffet adeguato con eventuale distribuzione di gadgets forniti dagli sponsor.
Ricordiamo che anche in questa occasione di mettere ben in evidenza striscioni/poster/cartelloni societari e pubblicitari.
DURANTE L’EVENTO:
- importante la presenza di uno speaker (zona arrivo) che commenti in modo imparziale lo svolgimento della gara ricordando i nomi degli atleti e società in gara e coinvolga con la giusta enfasi il pubblico presente.
Avrà anche il compito di commentare le cerimonie di premiazioni.
- il secondo speaker (zona premiazioni) intervisterà gli atleti ,le personalità presenti e ricorderà gli sponsor che hanno supportato l’organizzazione.
Massima libertà di azione per i fotografi e operatori televisivi accreditati e facilmente riconoscibili da un apposita pettorina.
Il LOEX ricorda che gli speakers prima del termine della manifestazione devono ringraziare tutti coloro che con il loro impegno e passione hanno permesso la realizzazione dell’evento stesso.
POST EVENTO:
- diffusione dei risultati a tutti gli organi di comunicazione (giornali,radio,tv e siti internet) istituzioni e sponsor allegando anche un comunicato di chiusura evento e fotografie.
- creazione di una rassegna stampa e cominciare già subito a pensare all’organizzazione della prossima edizione.
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